Klauzula informacyjna o polityce prywatności dla partnerów biznesowych Kuehne+Nagel

Spółki KUEHNE+NAGEL („Kuehne+Nagel”) pragną być jak najbardziej godne zaufania, dlatego przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych i prywatności jest integralnym elementem ich sposobu prowadzenia działalności. Kuehne+Nagel rozumie znaczenie prywatności danych osobowych klientów, podwykonawców, dostawców i innych partnerów biznesowych Kuehne+Nagel („Partnerzy Kuehne+Nagel”) i dokłada wszelkich starań, by je chronić. W związku z tym Kuehne+Nagel przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych, w tym z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych („RODO”).

1. Cel przetwarzania W ramach istniejącej relacji biznesowej Kuehne+Nagel może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:

a) komunikowanie się z Partnerami Kuehne+Nagel na temat produktów lub usług Kuehne+Nagel lub Partnerów Kuehne+Nagel, np. poprzez odpowiadanie na zapytania lub prośby o ofertę cenową, przesyłanie alertów dotyczących usług;

b) planowanie, wykonywanie i monitorowanie stosunku (umownego) z Partnerami Kuehne+Nagel, np. poprzez realizowanie transakcji i zamówień, organizowanie wysyłki i dostawy, śledzenie i monitorowanie przesyłek, przeprowadzenia audytów, wystawianie faktur i prowadzenie księgowości, przetwarzanie płatności;

c) przeprowadzanie ankiet wśród klientów (np. mierzących ich zadowolenie), kampanii marketingowych, analiz rynku czy innych działań marketingowych;

d) zapewnianie i utrzymywanie bezpieczeństwa naszych produktów, usług i witryn, wykrywanie zagrożeń, oszustw i innych czynów dokonywanych w złych intencjach i zapobieganie im;

e) zapewnianie zgodności z obowiązkami prawnymi (takimi jak prawnie przewidziane okresy przechowywania dokumentacji), obowiązkami w zakresie badań due diligence weryfikujących uczciwość (aby zapobiegać przestępstwom urzędniczym lub im podobnym) oraz politykami Kuehne+Nagel lub standardami branżowymi;

f) egzekwowanie umów poprzez ustalanie roszczeń, ich wykonywanie lub obronę przed nimi;

g) weryfikowanie danych poprzez dokonywanie sprawdzeń na listach podmiotów związanych z działalnością terrorystyczną przed zawarciem danej transakcji biznesowej.

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych i podstawa prawna

W powyższych celach Kuehne+Nagel może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

a) dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres służbowy, numer służbowego telefonu stacjonarnego, numer służbowego telefonu komórkowego i służbowy adres e-mail, spedytorów, odbiorców, zarejestrowanych użytkowników naszych systemów IT, podwykonawców, kierowców;

b) dane płatnicze, takie jak dane niezbędne do przetwarzania płatności i zapobiegania oszustwom, w tym numery kart kredytowych/debetowych i inne powiązane informacje rozliczeniowe;

c) inne informacje, które muszą być przetwarzane w ramach projektu lub stosunku umownego z Kuehne+Nagel lub które zostaną dobrowolnie podane przez Partnera Kuehne+Nagel, takie jak złożone zamówienia, dokonane płatności, wnioski czy informacje o punktach etapowych projektu;

d) informacje pozyskane z publicznie dostępnych źródeł, baz danych z informacjami na temat uczciwości podmiotów i biur informacji kredytowej;

e) jeżeli jest to wymagane w ramach badania due diligence weryfikującego uczciwość: informacje o kwalifikacjach kluczowych pracowników i ewentualnych postępowaniach sądowych lub innych postępowaniach prawnych przeciwko Partnerom Kuehne+Nagel lub członkom ich kluczowego personelu.

O ile nie wskazano inaczej, podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b), c) lub f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO) — jeśli wyraźnie została udzielona przez Partnera Kuehne+Nagel.

3. Przekazywanie i ujawnianie danych osobowych

Usługi świadczone przez Kuehne+Nagel z zasady nie polegają na obsłudze danych osobowych (gromadzenie, przetwarzanie, wykorzystywanie), a na dostarczaniu usług transportowych i logistycznych. Kuehne+Nagel przetwarza dane osobowe przekazane Kuehne+Nagel na potrzeby świadczenia tych usług. Kuehne+Nagel może przekazywać dane osobowe innym spółkom Kuehne+Nagel, jednak wyłącznie w przypadku i w zakresie, w jakim jest to wymagane do celów opisanych wyżej.

Kuehne+Nagel przekaże dane osobowe osobie trzeciej wyłącznie, jeśli będzie to konieczne do wykonania umowy lub jeśli uzyskana została zgoda osoby, której dane te dotyczą. W przypadkach, w których zezwala na to prawo, Kuehne+Nagel może przekazywać dane osobowe sądom, organom ścigania, organom nadzoru lub prawnikom, jeśli jest to konieczne do zapewnienia zgodności z prawem albo ustalenia roszczeń, ich wykonania lub obrony przed nimi.

Kuehne+Nagel współpracuje z dostawcami usług (tzw. podmiotami przetwarzającymi dane), takimi jak dostawcy usług hostingowych lub usług serwisowych IT, którzy działają na polecenie Kuehne+Nagel i są umownie zobowiązani do działania zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Odbiorcy danych osobowych mogą znajdować się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub poza innymi krajami zapewniającymi odpowiedni stopień ochrony, gdzie obowiązujące przepisy nie zapewniają takiego samego stopnia ochrony danych, jak przepisy obowiązujące w kraju ojczystym danej osoby. W takich przypadkach, o ile obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej, Kuehne+Nagel podejmie działania w celu wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń chroniących dane osobowe na inne sposoby.

4. Okresy przechowywania danych

O ile wyraźnie nie wskazano inaczej w momencie pozyskania danych osobowych Partnera Kuehne+Nagel (np. w ramach wyraźnej zgody udzielonej przez Partnera Kuehne+Nagel), dane osobowe usuwamy, gdy ich przechowywanie nie jest już konieczne w związku z celami, dla których zostały zebrane lub były przetwarzane, a obowiązujące prawo (np. prawo podatkowe lub handlowe) nie nakłada na nas obowiązku ich dłuższego zachowania.

5. Prawo do wycofania zgody

W przypadku, gdy osoba kontaktowa z ramienia Partnera Kuehne+Nagel wyraziła zgodę na przetwarzanie przez Kuehne+Nagel określonych danych osobowych, Partnerowi Kuehne+Nagel przysługuje prawo wycofania tej zgody w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, tj. wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W przypadku wycofania zgody Kuehne+Nagel może dalej przetwarzać odnośne dane osobowe wyłącznie, gdy istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.

6. Prawa i skargi Partnera Kuehne+Nagel, osoba kontaktowa ds. ochrony danych

Wszelkie żądania, w tym dotyczące dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wykonania prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także skargi można kierować na adres https://privacy.kuehne-nagel.com/dsar-form/

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych administratora danych:

Kuehne + Nagel Management AG

Kuehne+Nagel Haus

P.O. Box 67

8834 Schindellegi

Szwajcaria

E-mail: privacy@kuehne-nagel.com

Nasza Klauzula informacyjna o polityce prywatności oraz informacje o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 13, 14 i 21 RODO mogą okresowo ulegać zmianie. W związku z tym zaleca się regularne sprawdzanie niniejszej Klauzuli informacyjnej o polityce prywatności. Niniejsza Klauzula informacyjna o polityce prywatności nie ma zastosowania, jeśli obowiązują krajowe Klauzule informacyjne o polityce prywatności dla partnerów biznesowych i/lub lokalne przepisy ustawowe i wykonawcze w zakresie ochrony prywatności, które są z nią sprzeczne.