Oznámení o ochraně osobních údajů společnosti Kuehne + Nagel pro obchodní partnery

Dodržování právních předpisů o ochraně osobních údajů a soukromí je nedílnou součástí podnikání společnosti KUEHNE+NAGEL (dále jen „společnost KN“), která tak činí zodpovědným způsobem. Společnost KN uznává a chrání bezpečnost a soukromí osobních údajů svých zákazníků, subdodavatelů, dodavatelů a dalších obchodních partnerů společnosti KN (dále jen „Partneři KN“). Proto zpracovává osobní údaje v souladu s platnými předpisy na ochranu a zabezpečení osobních údajů, včetně obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“).

1. Účel zpracování

V rámci svých obchodních vztahů může společnost KN zpracovávat osobní údaje pro následující účely:

a) komunikace s Partnery KN o produktech nebo službách společnosti KN nebo o Partnerech KN, např. reagováním na požadavky, žádosti o nabídky nebo zasíláním servisních upozornění;

b) plánování, uzavírání a monitorování (smluvních) vztahů s Partnery KN; např. realizací transakcí a objednávek, zajišťováním zásilek a dodávek, sledováním a dohledáváním zásilek, prováděním auditů, fakturací, vedením účetnictví nebo zpracováním plateb;

c) provádění průzkumů (spokojenosti) zákazníků, marketingových kampaní, analýz trhu nebo jiných marketingových aktivit;

d) udržování a ochrana bezpečnosti našich produktů, služeb a webových stránek, předcházení a odhalování bezpečnostních hrozeb, podvodů nebo jiných škodlivých aktivit;

e) zajišťování dodržování zákonných povinností (jako jsou zákonem stanovené doby uchovávání), plnění povinností týkajících se náležité péče o bezúhonnost (za účelem předcházení hospodářským nebo jiným trestným činům) a dodržování zásad společnosti KN nebo průmyslových standardů;

f) vymáhání smluv určováním, uplatňováním nebo obhajobou právních nároků; a

g) porovnání údajů oproti protiteroristickým seznamům před příslušnou obchodní transakcí.

2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů a právní základ

Pro výše uvedené účely může společnost KN zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

a) kontaktní údaje, jako je celé jméno, firemní adresa, firemní telefonní číslo, firemní mobilní telefonní číslo a firemní e-mailová adresa, např. dopravců, adresátů, registrovaných uživatelů našich IT systémů, subdodavatelů nebo řidičů;

b) platební údaje, jako jsou údaje nezbytné pro zpracování plateb a předcházení podvodům, včetně čísel kreditních/debetních karet, a další související fakturační údaje;

c) další informace nezbytným způsobem zpracovávané v rámci projektu nebo smluvního vztahu se společností KN nebo dobrovolně poskytnuté Partnerem KN, jako jsou zadané objednávky, provedené platby, předložené žádosti a milníky projektů;

d) informace shromažďované z veřejně dostupných zdrojů, důvěryhodných databází a úvěrových institucí; a

e) vyžaduje-li to pečlivá kontrola bezúhonnosti: informace o kvalifikaci klíčových zaměstnanců a o příslušných soudních nebo jiných právních řízeních vedených proti Partnerům KN nebo jejich klíčovým zaměstnancům.

Pokud není uvedeno jinak, je právním základem pro zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. b), c) nebo f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), nebo – je-li tak výslovně určeno Partnerem KN – souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

3. Předávání a zpřístupňování osobních údajů

Služby poskytované společností KN se v zásadě nezaměřují na nakládání s osobními údaji (shromažďování, zpracování, používání osobních údajů), ale na poskytování přepravních a logistických služeb. Společnost KN zpracovává osobní údaje, které jí jsou předávány za účelem poskytování služeb. Společnost KN může předávat osobní údaje jiným společnostem KN, ale pouze v případech, kdy je takové předání vyžadováno pro výše uvedené účely, a v rozsahu, v jakém je vyžadováno.

Společnost KN předá osobní údaje třetím stranám pouze v případě, že je to nezbytné pro plnění smlouvy, nebo získá-li souhlas od dotčené osoby. Pokud to zákon dovoluje, může společnost KN předávat osobní údaje soudům, orgánům činným v trestním řízení, regulačním orgánům nebo právníkům, je-li to nezbytné pro dodržení zákona nebo pro určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků.

Společnost KN využívá služeb poskytovatelů (tzv. zpracovatelů údajů), jako jsou poskytovatelé hostingových služeb nebo služeb údržby IT, kteří jednají pouze na základě pokynů společnosti KN a jsou smluvně zavázáni jednat v souladu s platnými zákony na ochranu údajů.

Příjemci osobních údajů se mohou případně nacházet v zemích mimo Evropský hospodářský prostor nebo v jiných zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany, ve kterých platné zákony nenabízejí stejnou úroveň ochrany údajů jako zákony domovské země příslušného jednotlivce. V takových případech společnost KN přijímá opatření k zavedení adekvátních a vhodných záruk na ochranu osobních údajů jinými prostředky, nedovolují-li platné zákony jinak.

4. Doba uchovávání údajů

Pokud není v době shromažďování osobních údajů Partnera KN výslovně stanoveno jinak (např. v rámci výslovného souhlasu poskytnutého Partnerem KN), společnost KN osobní údaje vymaže, pokud jejich uchovávání již nebude nutné, pokud jde o účel, pro který byly osobní údaje shromažďovány nebo jinak zpracovávány, a neexistují žádné povinnosti stanovené platným zákonem (daňovým nebo obchodním), které by další uchovávání vyžadovaly.

5. Právo odvolat souhlas

V případě, že kontaktní osoba Partnera KN vyjádří svůj souhlas se zpracováním konkrétních osobních údajů ze strany společnosti KN, má Partner KN právo tento souhlas kdykoli s účinností do budoucna odvolat, což znamená, že odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním. V případě odvolání souhlasu může společnost KN dále zpracovávat osobní údaje pouze tehdy, existuje-li pro zpracování jiný právní důvod.

6. Práva a oprávnění Partnera KN podat stížnost a kontaktní osoba pro ochranu osobních údajů

Jakékoli žádosti, včetně těch, které se týkají přístupu k osobním údajům, jejich opravy nebo výmazu, omezení zpracování, práva vznést námitku proti zpracování nebo jakékoli stížnosti, lze řešit na webových stránkách https://privacy.kuehne-nagel.com/dsar-form/

Pověřence pro ochranu osobních údajů správce údajů lze kontaktovat prostřednictvím následujících kontaktních údajů:

Kuehne + Nagel Management AG

Kuehne + Nagel Haus

P.O. Box 67

8834 Schindellegi

Švýcarsko

E-mail: privacy@kuehne-nagel.com

Naše Oznámení o ochraně osobních údajů a informace o našem zpracování údajů v souladu s články 13, 14 a 21 GDPR se mohou průběžně aktualizovat. Proto se doporučuje si toto Oznámení o ochraně osobních údajů v pravidelných intervalech znovu přečíst. Toto Oznámení o ochraně osobních údajů neplatí, pokud existuje Oznámení o ochraně osobních údajů pro obchodní partnery platné pro konkrétní zemi a/nebo je v rozporu s místními zákony a předpisy o ochraně osobních údajů.